Số hóa hồ sơ người có công – Bước đột phá của Phú Thọ

Trải qua các cuộc kháng chiến giải phóng dân tộc, bảo vệ Tổ quốc và làm nhiệm vụ quốc tế cao cả, cùng với nhân dân cả nước, nhân dân các dân tộc tỉnh Phú Thọ đã đóng góp sức người, sức của cho sự nghiệp cách mạng vẻ vang của dân tộc. Hàng vạn người con ưu tú nối tiếp nhau hăng hái lên đường, anh dũng kiên cường, chiến đấu hy sinh, cống hiến xương máu vì mục tiêu giải phóng dân tộc, thống nhất đất nước.

Từ những năm đất nước còn chiến tranh,  Đảng và Nhà nước đã ban hành hệ thống chính sách ưu đãi người có công với cách mạng, trải qua hơn 70 năm thực hiện, công tác xác lập hồ sơ, giải quyết chế độ đã được triển khai kịp thời đúng quy định.

Hiện nay, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Phú Thọ đang quản lý và lưu trữ trên 250 nghìn hồ sơ người có công  với cách mạng. Trong đó có 17.825 hồ sơ liệt sỹ, 295 hồ sơ cán bộ lão thành cách mạng, 604 hồ sơ cán bộ tiền khởi nghĩa, 16.239 hồ sơ thương binh, 5.807 hồ sơ bệnh binh, 10.379 hồ sơ người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hoá học, 1.221 hồ sơ Bà mẹ Việt Nam anh hùng, 150.000 hồ sơ người người hoạt động kháng chiến giải phóng dân tộc, 365 hồ sơ người hoạt động kháng chiến bị địch bắt tù đày, 5.273 hồ sơ thanh niên xung phong,  388 hồ sơ người hưởng trợ cấp theo Quyết định 142/2008/QĐ-TTg, 1.482 hồ sơ người hưởng trợ cấp theo Quyết định 62/2011/QĐ-TTg, 105 hồ sơ người hưởng trợ cấp theo Quyết định 53/2010/QĐ-TTg, 1.427 hồ sơ cựu chiến binh hưởng trợ cấp theo Nghị định 150/2005/NĐ-TTg, trên 21.000 hồ sơ người tham gia kháng chiến được tặng Bằng khen theo Quyết định số 24/2016/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ…

Kho hồ sơ người có công được đầu tư xây dựng mới, đưa vào sử dụng từ năm 2016

Với số lượng người hưởng chính sách đông, khối lượng hồ sơ lưu trữ nhiều và liên tục được bổ sung như hồ sơ trợ cấp một lần, hồ sơ mai táng phí… do chính sách ngày càng được mở rộng, mức trợ cấp được nâng lên; hồ sơ người có công được quản lý theo chế độ mật, có giá trị vĩnh viễn, mang tính nhân chứng lịch sử phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và tri ân những người có công đối với đất nước; lưu trữ các chứng cứ pháp lý phục vụ hoạt động giải quyết chế độ, kiểm tra, thanh tra… đòi hỏi công tác lưu trữ hồ sơ cần được quan tâm đầu tư, đổi mới nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được đặt ra.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ người có công được hình thành dạng giấy với nhiều chủng loại giấy khác nhau, lưu trữ bằng hình thức truyền thống như lưu theo nhóm đối tượng; lưu theo từng xã/phường/thị trấn của huyện, thành, thị. Bì hồ sơ bằng giấy bìa, từng màu riêng biệt; thông tin trên bì hồ sơ được viết tay thủ công, sắp xếp trên giá, kệ cố định trong kho.

Theo thời gian hồ sơ mục nát, mối mọt, chữ viết tay bị mờ, kiểu chữ bay bổng khó đọc, sổ theo dõi bị cong vênh do chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu và dần bị “lão hóa” theo thời gian. Nếu chúng bị hủy hoại do các thảm họa thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi được. Mặt khác, việc tổ chức lưu trữ thủ công như hiện nay rất khó kiểm soát và khó tìm kiếm hồ sơ tài liệu, tình trạng thất lạc trở nên phổ biến, không ai chịu trách nhiệm. Tổ chức quản lý hồ sơ người có công một cách khoa học và dựa vào công nghệ thông tin để số hoá hồ sơ người có công là giải pháp tối ưu hiện nay.Từ thực tế trên, năm 2015, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Phú Thọ đã tiến hành khảo sát,  xây dựng phương án cáo UBND tỉnh   cho xây dựng mới kho lưu trữ hồ sơ và phối hợp với Trung tâm lưu trữ (thuộc Sở Nội vụ tỉnh) tiến hành biên tập, sắp xếp lại toàn bộ hồ sơ.

Lưu trữ hồ sơ trước khi biên tập

 Đến nay, công tác này đã hoàn thành được 2 giai đoạn đó là xây dựng mới nhà làm việc cho Phòng Người có công và kho lưu trữ hồ sơ người có công, đưa vào sử dụng năm 2016. Khu nhà được thiết kế các phòng lưu trữ, giá để hồ sơ riêng từng đối tượng, trang bị điều hòa không khí, hệ thống ánh sáng, hệ thống chống cháy nổ, xử lý mối mọt và chống các loại côn trùng gặm nhấm đảm bảo độ bền, kéo dài tuổi thọ hồ sơ.

Tiến hành biên tập hồ sơ, đánh số thứ tự, sắp xếp theo vần ABC. Hồ sơ được rà soát kỹ lưỡng, sắp xếp sạch đẹp, gọn gàng đúng trình tự đưa vào lưu từng hộp trên giá. Danh sách hồ sơ được nhập vào file word, bước đầu việc tra cứu được thuận tiện hơn.

Tuy nhiên, do hồ sơ tài liệu người có công lưu trữ ngày càng nhiều, việc tìm kiếm thủ công sẽ ngày càng mất thời gian và khó khăn hơn. Vì vậy, lưu trữ và khai thác dưới dạng file ảnh có thể khắc phục được hạn chế trên. Đồng thời nhằm tăng tính an toàn cho hồ sơ lưu trữ và hạn chế khai thác trên tài liệu gốc, tăng cường bảo vệ hồ sơ tài liệu người có công, tránh rách nát và thất thoát tài liệu ngoài ý muốn.

Lưu trữ hồ sơ sau khi biên tập

 Với cách quản lý như hiện nay chưa có sự gắn kết giữa hồ sơ tài liệu trên giấy và hồ sơ tài liệu trên file ảnh, khiến việc khai thác gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, việc thường xuyên khai thác hồ sơ tài liệu gốc, tra cứu sao chụp như hiện nay sẽ dẫn đến hồ sơ tài liệu người có công cần bảo quản vĩnh viễn sẽ dễ nhàu nát không đảm bảo lưu trữ được lâu dài. Đó là đòi hỏi của yêu cầu số hoá hồ sơ người có công với cách mạng.

Tiêu chí cơ bản để số hóa hồ sơ  người có công là giảm thiểu việc tra cứu trực tiếp đối với các loại hồ sơ đặc biệt quan trọng, tình trạng vật lý kém và có tần suất khai thác nhiều, nhằm tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí trong việc bảo quản tài liệu hồ sơ.

Yêu cầu chuyển quản lý, lưu trữ hồ sơ người có công ở dạng giấy thành dạng “phi hồ sơ tài liệu giấy” mà vẫn giữ được thông tin trên giấy tờ đó, ở giai đoạn 3 của phương án, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đã tham mưu, trình UBND tỉnh phê duyệt triển khai đề án “Ứng dụng công nghệ thông tin số hóa hồ sơ người có công” nhằm đáp ứng công tác quản lý và nhu cầu thông tin cần được cung cấp đầy đủ và kịp thời khi giải quyết chính sách. Sở đã tổ chức khảo sát, lựa chọn nhà cung cấp phần mềm và đang tiến hành quét dữ liệu để lưu trữ, dự kiến hoàn thành số hóa trong năm 2018, giúp cho công tác quản lý hồ sơ

người có công một cách tập trung, nhanh chóng, thuận tiện trong khai thác sử dụng, đẩy mạnh triển khai ứng dụng công nghệ thông tin thực hiện cải cách hành chính.

Đồng bộ và quy chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thông tin về hồ sơ người có công, cùng với chủ trương của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về xây dựng cổng thông tin điện tử về liệt sỹ, mộ liệt sỹ và nghĩa trang liệt sỹ là công cụ hữu ích góp phần thực hiện việc quản lý, khai thác, giải quyết chính sách ưu đãi người có công nhanh chóng, hiệu quả hơn; Trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ, nhân viên được nâng cao. Thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước bằng việc ứng dụng công nghệ mới, hướng đến hòa nhập với xu thế hiện đại hóa nền hành chính của Nhà nước, xu thế của Chính phủ điện tử.

Của sổ phần mềm tra cứu hồ sơ Người có công với cách mạng

Trong điều kiện kinh phí còn hạn hẹp, hồ sơ người có công nhiều và được lưu trữ thô sơ qua các thời kỳ, việc sắp xếp, chỉnh lý, lưu trữ và số hoá hồ sơ người có công là bước đột phá quan trọng trong quản lý, thực hiện chính sách ưu đãi người có công với cách mạng, phát huy truyền thống “Uống nước nhớ nguồn” của dân tộc.