11 bí quyết giúp hoàn thành công việc với ít thời gian nhất

Làm việc có kế hoạch

Dù bạn đang tìm việc hay làm việc, nếu không có kế hoạch, bạn sẽ không biết bắt đầu từ đâu và phải tốn nhiều thời gian mò mẫm mà công việc vẫn chậm tiến độ. Hãy tập thói quen lên kế hoạch công việc. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những việc quan trọng, những việc gấp rút và dự kiến thời gian hoàn thành cho mỗi công việc. Làm việc có kế hoạch khoa học không những giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian mà năng suất công việc được đảm bảo và đạt hiệu quả cao hơn.

Đừng ôm đồm

Một việc cho chín còn hơn chín việc, hãy biết lượng sức mình khi nhận việc từ cấp trên. Hãy biết khước từ khi sếp giao việc vô tội vạ. Ôm đồm quá nhiều việc sẽ khiến bạn luôn trong tình trạng quá tải, căng thẳng. Dù có cố gắng đến mấy bạn cũng chỉ dừng lại ở mức xong việc chứ chẳng thể nào hoàn mỹ tất cả.

Tìm "cứu binh"

Hạnh phúc nhất của đời người là "khi cần anh em có, khi khó có anh em". Hãy tìm sự trợ giúp từ bạn bè, chiến hữu, đồng nghiệp, những người anh em tuyệt vời mà bạn tin tưởng. Bên cạnh đó, hãy biết xây dựng những mối quan hệ tích cực. Càng có nhiều người trợ giúp công việc của bạn càng dễ dàng hơn. Chưa kể, việc có nhiều người đồng nghiệp thân thiết, môi trường làm việc của bạn càng thú vị và ít căng thẳng hơn.

Đừng thả bè

"Việc hôm nay chớ để ngày mai" – nguyên tắc vàng phải tuân thủ nếu không muốn ngày mai, ngày mốt phải vật vã trong núi công việc mới chồng thêm việc cũ. Hãy cố gắng hoàn thành công việc theo kế hoạch đã lập ra để tránh tình trạng "nước đến chân mà không kịp nhảy" khiến chất lượng và tiến độ công việc đều không đạt yêu cầu.

Ngăn nắp

Những lúc gấp rút mà cứ cần đến tài liệu gì thì mất đến nửa ngày lục tung bàn làm việc để tìm kiếm. Khoan hãy nói đến tiến độ, chất lượng công việc mà tâm lý bực bội, cáu gắt khi tìm kiếm chắc chắn ảnh hưởng ít nhiều sự tập trung, tinh thần của bạn. Hãy thường xuyên sắp xếp vật dụng, tài liệu làm việc để khi cần là có. Như vậy bạn sẽ có thêm kha khá thời gian cho công việc đấy.

Tự tạo cảm hứng

Cảm hứng làm việc đôi khi quyết định đến hơn 50% hiệu quả, tiến độ công việc. Nhất là đối với người làm công việc liên quan đến sáng tạo, nếu không có cảm hứng thì bạn có thể rơi vào thế "bí". Vì vậy, hãy biết cách lên "dây cót" tinh thần, liên tục F5 tâm trạng, luôn giữ cho mình sự lạc quan và suy nghĩ tích cực để không bị chi phối trong công việc.

Rèn luyện sức khỏe

"Sức khỏe quý hơn vàng" – quan niệm luôn đúng trong mọi tình huống, nhất là khi làm việc. Sức khỏe không tốt, người mệt mỏi, đau ốm thì việc cố gắng để đi làm thôi đã khó chứ đừng nói đến năng suất, hiệu quả. Hãy chăm sóc, rèn luyện sức khỏe thật tốt để có thể tập trung 100% tâm – trí – lực cho công việc với hiệu quả tốt nhất.

Tránh "chuyện phiếm"

Bệnh "tám" công sở là chuyện muôn thuở mà hầu như ai cũng mắc phải. Nếu chỉ ở giới hạn, vui vui, thư giãn, giải tỏa căng thẳng thì chẳng có gì đáng bận tâm. Nhưng nếu trong lúc công việc đang cấp bách, bạn cần phải tập trung thì thói quen "buôn dưa lê" sẽ làm tiến độ công việc chậm trễ. Chưa kể việc "tám" đôi khi cũng ảnh hưởng không tốt đến tâm trạng, khiến công việc cũng bị ảnh hưởng ít nhiều.

Tuân thủ "nguyên tắc 2 phút"

Đừng nghĩ chỉ có 2 phút thì chẳng làm được gì. Có rất nhiều công việc bạn chỉ cần tốn vài giây đến 1, 2 phút để xử lý chẳng hạn: Trả lời một email, sắp xếp lại ngăn kéo, đọc qua danh sách công việc, ghi chú lại một công việc… Tuy nhiên, vì sự lười biếng hay ỷ lại chúng ta thường gác chúng lại và quên mất. Đến khi công việc gấp gáp lại mất thêm thời gian cho những công việc nhỏ. Vậy nên, hãy tuân thủ nguyên tắc: Những việc chưa mất đến 2 phút để xử lý thì hãy hoàn thành chúng ngay và luôn.

Phương pháp "quả cà chua" Pomodoro

Đây là cách sử dụng thời gian hiệu quả bằng cách chia nhỏ công việc của bạn ra thành từng phần 25 phút và tập trung xử lý. Mỗi chu kỳ 25 phút được gọi là 1 pomodoro. Sau mỗi pomodoro bạn hãy nghỉ ngắn 5 phút. Sau 4 pomodoro thì nghỉ dài hơn khoảng 15 đến 30 phút. Lặp lại chu kỳ cho đến khi hoàn thành công việc.

Quy tắc 80/20

Theo lý thuyết của quy tắc này thì sự thành công bắt nguồn thừ 20% công việc thiểu số nhưng quan trọng chứ không phải từ 80% công việc đa số nhưng không quan trọng. Hãy xác định thật kỹ từ 10 – 20% công việc quan trọng nhất và tập trung xử lý chúng một cách tốt nhất có thể.