Số hóa hồ sơ: Bước đột phá trong thực hiện chính sách ưu đãi người có công với cách mạng

Chính vì những ưu điểm trên, những năm qua, công tác số hóa hồ sơ người có công đã được Sở LĐ-TB&XH tỉnh Lạng Sơn chú trọng quan tâm và đạt nhiều kết quả quan trọng.

Ông Nguyễn Quang Tuấn, Tỉnh ủy viên, Giám đốc Sở LĐ-TB&XH tỉnh Lạng Sơn cho biết, tỉnh Lạng Sơn đang thực hiện quản lý trên 33.100 hồ sơ người có công với cách mạng. Đa số hồ sơ này chủ yếu được lập từ sau ngày giải phóng Miền Nam (30/4/1975), đến nay đã trải qua trên 40 năm, nhiều hồ sơ được lập từ chất liệu giấy gió, dễ rách nát, cồng kềnh… hoặc hư hỏng, ảnh hưởng rất lớn đến quá trình lưu trữ, tra cứu thông tin.

Do đó, để thực hiện tốt hơn công tác quản lý hồ sơ người có công với cách mạng, nhằm phục vụ công tác giải quyết các chế độ chính sách cho người có công được nhanh chóng, kịp thời, thì việc thực hiện Dự án "Số hóa tài liệu bảo quản lưu trữ hồ sơ và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ người có công trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn" là hết sức cần thiết. Về việc này, Sở đã tham mưu, trình UBND tỉnh Lạng Sơn và được tỉnh đồng ý chủ trương thực hiện Dự án.

Ông Nguyễn Quang Tuấn cho biết, trước đây hồ sơ, tài liệu lưu trữ người có công được hình thành dạng giấy với nhiều chủng loại khác nhau, lưu trữ bằng hình thức truyền thống như lưu theo nhóm đối tượng, theo từng xã/phường/thị trấn của huyện, thành, thị. Bì hồ sơ bằng giấy bìa, từng màu riêng biệt; thông tin trên bì hồ sơ được viết tay thủ công, sắp xếp trên giá, kệ cố định trong kho nên theo thời gian hồ sơ mục nát, mối mọt, chữ viết tay bị mờ, kiểu chữ bay bổng khó đọc, sổ theo dõi bị cong vênh do chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu và dần bị "lão hóa" theo thời gian.

Nếu không may bị hủy hoại do thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi. Mặt khác, việc tổ chức lưu trữ thủ công rất khó kiểm soát và khó tìm kiếm hồ sơ tài liệu, tình trạng thất lạc trở nên phổ biến, không ai chịu trách nhiệm. Trong khi đó, số lượng người hưởng chính sách đông, khối lượng hồ sơ lưu trữ nhiều và liên tục được bổ sung; cập nhật thường xuyên.

Đồng thời, hồ sơ người có công được quản lý theo chế độ mật, có quy định thời gian lưu trữ tùy thuộc vào từng loại hồ sơ. Hồ sơ người có công mang tính nhân chứng lịch sử phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và tri ân những người có công đối với đất nước; lưu trữ các chứng cứ pháp lý phục vụ hoạt động giải quyết chế độ, kiểm tra, thanh tra.

Ưu điểm lớn nhất trong số hóa hồ sơ người có công là giảm thiểu việc tra cứu trực tiếp đối với các loại hồ sơ đặc biệt quan trọng, tình trạng vật lý kém và có tần suất khai thác nhiều, nhằm tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí trong việc bảo quản tài liệu hồ sơ. Việc chuyển quản lý, lưu trữ hồ sơ người có công ở dạng giấy thành dạng "phi hồ sơ tài liệu giấy" mà vẫn giữ được thông tin trên giấy tờ đó.

Trong năm 2020, Sở LĐ-TB&XH tỉnh Lạng Sơn tiếp tục triển khai thực hiện Dự án "Số hóa tài liệu bảo quản lưu trữ hồ sơ và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ người có công" ở giai đoạn 2, với số hồ sơ thực hiện là 3.500 hồ sơ, qua đó giúp việc quản lý hồ sơ người có công được lưu trữ, sắp xếp một cách khoa học, tiết kiệm thời gian trong việc khai thác, giải quyết chế độ chính sách đối với người có công.

"Mặt khác, việc đồng bộ và quy chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thông tin về hồ sơ người có công cũng là chủ trương của Bộ LĐ-TB&XH trong việc xây dựng Cổng thông tin điện tử về liệt sĩ, mộ liệt sĩ và nghĩa trang liệt sĩ. Đây chính là công cụ hữu ích góp phần thực hiện việc quản lý, khai thác, giải quyết chính sách ưu đãi người có công nhanh chóng, hiệu quả hơn; nâng tầm trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, nhân viên của ngành.

Thực hiện tốt chức năng quản lý Nhà nước bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin là hướng đến hiện đại hóa nền hành chính của Nhà nước, xu thế của Chính phủ điện tử. Việc sắp xếp, chỉnh lý, lưu trữ và số hóa hồ sơ người có công chính là bước đột phá quan trọng trong quản lý, thực hiện chính sách ưu đãi người có công với cách mạng, phát huy truyền thống "Uống nước nhớ nguồn" của dân tộc", ông Tuấn cho biết.