Quảng Trị: Số hóa trên 15.000 hồ sơ người có công

Quảng Trị là một trong những địa phương có số lượng đối tượng người có công với cách mạng lớn

Theo Sở LĐ – TB&XH Quảng Trị, trước đây hồ sơ, tài liệu lưu trữ người có công được hình thành và lưu trữ dưới dạng giấy với nhiều chủng loại giấy khác nhau; lưu trữ bằng hình thức truyền thống như: lưu theo từng nhóm đối tượng, từng xã, từng huyện riêng. Bao bì hồ sơ bằng giấy bìa trắng, thông tin trên bì hồ sơ được viết tay thủ công, sắp xếp trên giá, kệ cố định trong kho lưu trữ, qua thời gian lâu dài và thường xuyên tra lục, rút hồ sơ để giải quyết cho các đối tượng có nhu cầu nên hồ sơ dần bị mục nát, mối mọt, chữ viết tay bị mờ, kiểu chữ uốn lượn khó đọc, sổ theo dõi bị cong vênh do chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu, con người và dần bị rách, nhàu nát theo thời gian. Nếu để quá lâu không xử lý, số hồ sơ lưu trữ tại kho có thể sẽ bị các tác nhân khách quan và chủ quan xóa sổ vĩnh viễn, không thể phục hồi được.

Mặt khác, việc tổ chức lưu trữ thủ công rất khó kiểm soát và khó tìm kiếm hồ sơ tài liệu, tình trạng thất lạc trở nên phổ biến, không ai chịu trách nhiệm. Trong khi đó số lượng người hưởng chính sách đông, khối lượng hồ sơ lưu trữ nhiều và liên tục được bổ sung. Bên cạnh đó, hồ sơ người có công được quản lý theo chế độ mật, có giá trị vĩnh viễn, mang tính nhân chứng lịch sử phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và tri ân những người có công đối với đất nước; lưu trữ các chứng cứ pháp lý phục vụ hoạt động giải quyết chế độ chính sách, kiểm tra, thanh tra. Ưu điểm lớn nhất trong việc ứng dụng công nghệ thông tin số hóa hồ sơ người có công là giảm thiểu việc tra cứu trực tiếp đối với các loại hồ sơ đặc biệt quan trọng, những hồ sơ nhàu nát và có số lần khai thác nhiều, nhằm tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí trong việc bảo quản tài liệu hồ sơ. Việc chuyển quản lý, lưu trữ hồ sơ người có công ở dạng giấy thành dạng “phi hồ sơ tài liệu giấy” mà vẫn giữ được thông tin trên giấy tờ đó.

Vì vậy, trong năm 2018, Sở đã tiến hành khảo sát, xây dựng, tham mưu, trình UBND tỉnh phê duyệt triển khai Đề án “Ứng dụng công nghệ thông tin số hóa hồ sơ người có công”. Đơn vị được lựa chọn cung cấp phần mềm là Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin Hoàng Long để tiến hành quét dữ liệu để lưu trữ.

Được biết, quá trình số hóa, nhập dữ liệu và Lưu trữ điện tử đã được thực hiện trong 2 đợt của năm 2018 và dự kiến hoàn thành số hóa trong năm 2019. Tính đến nay, công tác số hóa, nhập dữ liệu và lưu trữ điện tử hồ sơ người có công vào phần mềm đã đạt trên 15.000 hồ sơ.

Quản lý hồ sơ người có công tại Quảng Trị

Việc số hóa hồ sơ người có công  đã giúp cho việc quản lý hồ sơ người có công một cách tập trung, nhanh chóng, thuận tiện trong khai thác sử dụng, đẩy mạnh triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện cải cách hành chính và tập trung giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

Lãnh đạo Sở LĐ – TB&XH Quảng Trị cho biết, trong năm năm 2019 này, số hồ sơ người có công được số hóa hoàn toàn có thể là bước đột phá của Ngành trong hiện đại hóa nền hành chính giúp cho quá trình tích hợp, kết nối và khai thác giữ liệu được thực hiện đồng bộ và logic hơn. Đây sẽ là công cụ hữu ích góp phần thực hiện việc quản lý, khai thác, giải quyết chính sách ưu đãi người có công nhanh chóng, hiệu quả hơn; nâng tầm trình độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình tiếp nhận, thụ lý và giải quyết hồ sơ cho cán bộ, công chức của ngành và nhanh chóng cho đối tượng.