Khi sinh viên tập tành làm nhà tổ chức sự kiện

 Dó bay - Một trong những chương trình do sinh viên tự tổ chức

Tự thân vận động từ A đến Z

Bắt đầu từ những chương trình đơn giản ở lớp đến những sự kiện quy mô hơn của trường hay các câu lạc bộ, sinh viên được thỏa sức sáng tạo, lên ý tưởng nội dung cho các họat động của sự kiện. Nếu như trước đây, những sự kiện thuộc phạm vi trường, lớp, câu lạc bộ đều phải nhờ đến sự hỗ trợ, thậm chí là thuê cả một đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hiện nay, sinh viên hoàn toàn có thể chủ động tham gia chuẩn bị tốt các sự kiện.

Chỉ với một nhóm gồm khoảng từ 10 đến 15 người, các bạn sinh viên phải đảm nhiệm toàn bộ các quy trình sản xuất một sự kiện từ khâu lên ý tưởng, lên nội dung, xây dựng đề án, xin tài trợ, tìm địa điểm tổ chức, dự trù kinh phí, đến khâu xây dựng kế hoạch truyền thông… Đây là một quy trình chuyên nghiệp đòi hỏi người tham gia cần sát sao, tỉ mỉ từ những khâu nhỏ nhất. Tưởng chừng như những công việc này hơi quá sức với sinh viên, thế nhưng, bằng sự năng động, nhiệt huyết của sức trẻ, họ đã thể hiện được bản lĩnh của mình.

Học viện Báo chí và Tuyên truyền, ngôi trường chuyên đào tạo những nhà báo, nhà truyền thông tương lai, mỗi năm có khoảng 10 sự kiện với quy mô tổ chức khác nhau, mà hầu hết các sự kiện trong trường đều do sinh viên đảm nhiệm việc tổ chức sau khi đã thông qua ban giám đốc và giảng viên trong trường. Chẳng thế mà sinh viên ở đây mới đặt cho trường một cái tên hết sức thú vị: Học viện biểu diễn nghệ thuật và tổ chức sự kiện Cầu Giấy.

Bạn Vân Thu – sinh viên năm ba khoa Kinh tế chính trị cho biết, vì là Ủy viên Ban chấp hành liên chi Đoàn nên bạn được tham gia tổ chức nhiều sự kiện. Trong năm 2018, bạn đã tham gia tổ chức gần 20 sự kiện lớn, nhỏ. Thu chia sẻ: “Với mỗi sự kiện mà mình tham gia, mình sẽ thử sức ở những vị trí khác nhau. Có sự kiện mình là thành viên ban truyền thông, có lúc lại là người lên ý tưởng sự kiện, ở sự kiện khác lại đảm nhiệm vị trí trưởng ban hậu cần”. Không chỉ năng nổ trong các sự kiện của khoa, của trường và câu lạc bộ, Vân Thu hiện còn là cộng tác viên phòng truyền thông của một công ty truyền thông và tham gia tổ chức sự kiện, nằm trong ban tổ chức của chương trình Tuần lễ thời trang trẻ em Quốc tế Việt Nam 2018.

Tổ chức sự kiện cũng là một môn học bắt buộc đang được áp dụng giảng dạy cho sinh viên ngành Quan hệ công chúng – Quảng cáo của Học viện Báo chí và Tuyên truyền. Ở môn học này, sinh viên được áp dụng những kiến thức đã học vào trải nghiệm thực tế: tự tổ chức một sự kiên hoàn chỉnh. Một nhóm sinh viên khoảng 15 người chủ động lên ý tưởng của sự kiện mình định tổ chức, xây dựng nội dung, đề án, xin tài trơ, dự trù kinh phí, lập kế hoạch truyền thông xuyên suốt sự kiện. Cũng từ đây mà rất nhiều chương trình hay và ý nghĩa ra đời, đó là đứa con tinh thần, là chìa khóa khởi đầu cho nghề nghiệp tương lai của sinh viên. Một số sự kiện của chính sinh viên tự tổ chức phải kể đến như: “Dó bay – Nét dân gian đan hiện đại” giúp thế hệ trẻ có cái nhìn đầy đủ hơn về giấy dó, từ đó chung tay bảo tồn nét đẹp văn hóa dân gian cũng như ứng dụng giấy dó trong cuộc sống hiện đại. Hay sự kiện “Làm con ông bà nhé” với mong muốn có thể kết nối giữa những người già cô đơn với những chú chó mèo bị bỏ rơi, không người chăm sóc. Những sự kiện này không chỉ ý nghĩa về mặt nội dung mà còn thể hiện tinh thần sáng tạo của các bạn trẻ.

Nhiều khó khăn cần vượt qua 

Tổ chức sự kiện không phải là một công việc đơn giản hay dễ dàng mà là rất khó, nhất là đối với sinh viên còn thiếu kinh nghiệm, ít được va vấp ngoài xã hội. Sinh viên có thể luôn chứa “một rổ” ý tưởng nhưng để triển khai được ý tưởng đó đòi hỏi nó phải phù hợp với thực tế. Bên cạnh đó, nhiều sự cố có thể phát sinh trong suốt quá trình diễn ra chương trình (mất điện, thời tiết, cháy nổ,…) đòi hỏi các bạn trẻ phải nắm bắt nhanh nhạy và kịp thời xử lý, giải quyết khủng hoảng.

Bạn Đinh Trang, thành viên câu lạc bộ “Hội sinh viên tình nguyện Ninh Bình” chia sẻ: “Nhóm của mình chủ yếu tổ chức các chương trình từ thiện tặng áo ấm cho đồng bào miền núi phía Bắc. Những lần thực hiện chương trình gặp phải thời tiết mưa gió, đường đất trơn trượt nguy hiểm, cả đoàn phải tạm dừng di chuyển để đàm bảo an toàn, điều đó ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ sự kiện”.

Nhận định về việc sinh viên đứng ra tổ chức sự kiện, cô Nguyễn Thùy Linh, giảng viên khoa Quan hệ công chúng và Quảng cáo cho biết, các bạn sinh viên hiện nay rất có năng khiếu và rất hào hứng với công việc này. Tuy nhiên, do  chưa có nhiều kinh nghiệm nên các bạn dự trù kinh phí chưa tốt, chưa có kinh nghiệm mời gọi tài trợ nhiều. Đặc biệt, khi chương trình triển khai, nội dung chưa nhuần nhuyễn với nhau tạo nên nhiều khâu khó xử và ứng biến chưa nhanh.

Chị Thu Huyền, quản lý cộng tác viên thuộc công ty truyền thông Đắc Ngọc media lại cho rằng điểm yếu cần khắc phục khi sinh viên tham gia tổ chức sự kiện đó là: “Các bạn chưa biết phân công, hỗ trợ nhau trong công việc dẫn đến teamwork chưa hiệu quả”.

Khó khăn là vậy nhưng dường như công việc này càng góp phần tạo nên sự hứng thú, đam mê cho sinh viên, giúp cho các bạn trẻ thể hiện được cá tính của mình. "Các bạn sẽ học được cách làm việc dưới áp lực từ nhiều phía, nhiều đầu việc, nhiều tình huống, đặc biệt, học được cách làm việc nhóm và phối hợp các team cho hiệu quả”, cô Linh nhận định.