Văn phòng điện tử sẵn sàng cho giai đoạn chuyển đổi số

Đổi mới tư duy làm việc

Trong nhiều năm trước, công nghệ thông tin chưa phát triển mạnh mẽ, đơn thuần chỉ đảm bảo phục vụ cho hạ tầng mạng hoạt động thông suốt và ổn định. Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc và ứng dụng thành công khoa học công nghệ đã góp phần nâng cao năng lực quản lý điều hành và đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh. Trong số ấy, không thể không nhắc đến CPC-eOffice, một ứng dụng văn phòng điện tử của Tổng công ty Điện lực miền Trung (EVNCPC) đã phát triển và vận hành thành công cho đến ngày nay.

Trước đây, công tác quản lý công văn đi - đến của PC Quảng Ngãi khi chưa ứng dụng phần mềm CPC-eOffice còn mang nặng tính thủ công, mỗi khi có văn bản đến theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, cán bộ văn thư phải photocopy, vô sổ theo dõi, kê khai ghi chú,… rồi gửi đến các phòng ban chuyên môn trong Công ty theo quy định, làm ảnh hưởng nhiều đến thời gian xử lý, cập nhật các văn bản, giấy tờ và công tác chỉ đạo, điều hành của Ban Giám đốc.

Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm CPC-eOffice tại PC Quảng Ngãi thời gian đầu gặp rất nhiều khó khăn và đứng trước một khối lượng lớn công việc cho việc tái thiết cấu trúc bộ máy tổ chức để vận hành văn phòng điện tử được hiệu quả. Trước hết là từ bỏ thói quen truyền thống và thay vào đó là đổi mới tư duy làm việc của các cấp từ lãnh đạo cho đến CBCNV, tổ chức nhiều đợt tập huấn từ cấp Công ty đến cơ sở, đồng thời tiếp cận và làm thay đổi tâm lý ngại tiếp cận tin học của một số cán bộ cao tuổi. Trong công tác theo dõi, quản lý vận hành hệ thống, cứ mỗi phiên bản mới của CPC-eOffice, khi đó bộ phận công nghệ thông tin và các đơn vị chủ chốt bắt buộc phải tham gia đầy đủ các đợt tập huấn cấp Tổng công ty về chương trình CPC-eOffice, sau đó về lại đơn vị mình để ban hành văn bản hướng dẫn, tổ chức các tập huấn nội bộ cho toàn thể CBCNV trong Công ty vận hành, kiểm lỗi chương trình,…

Khẳng định cho bước chuyển đổi số

Đến nay, việc sử dụng phần mềm CPC-eOffice đã đáp ứng kịp thời cho việc lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Ban Giám đốc. Thông qua phần mềm CPC-eOffice, chất lượng các văn bản tham mưu thường xuyên được rà soát, kiểm tra kỹ, hạn chế đến mức thấp nhất sai sót về thể thức văn bản cũng như nội dung. Các văn bản, giấy tờ tham mưu cho Ban Giám đốc của các phòng ban chuyên môn được giải quyết nhanh gọn, việc in ấn tài liệu dùng cho các cuộc họp trong Công ty cũng được tiết kiệm triệt để, tránh lãng phí không cần thiết. Cụ thể, việc luân chuyển các văn bản đi - đến trong toàn EVNCPC đã được số hóa, xử lý hoàn toàn trên môi trường mạng, qua đó tiết kiệm về thời gian xử lý công việc, xoá bỏ giới hạn về không gian lưu trữ. Mặc khác, hệ thống còn đánh giá tiến độ hoàn thành công việc của từng cá nhân, đơn vị được giao nhiệm vụ, góp phần nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động của cả bộ máy tổ chức.

Ngoài ra, hệ thống CPC-eOffice cũng đơn giản hóa các báo cáo bằng văn bản điện tử, loại bỏ nhiều báo cáo truyền thống không cần thiết. Đồng thời, cũng áp dụng và khai thác hiệu quả “Tủ tài liệu điện tử” nhằm giải quyết hầu hết các số lượng tủ tài liệu lưu trữ vật lý tại các đơn vị trực thuộc so với những năm trước đây.

Trong năm 2020, PC Quảng Ngãi đã xây dựng và triển khai thành công ứng dụng phần mềm quản lý việc lưu trữ hồ sơ tài liệu giấy bằng kho lưu trữ điện tử bằng hình thức mô hình hoá dữ liệu giữa kho lưu trữ điện tử và kho thực tế tại các đơn vị. Thông qua ứng dụng này, từ cấp Lãnh đạo Công ty đến các đơn vị phòng ban đều nắm rõ vị trí lưu trữ hồ sơ tài liệu giấy, từ đó dễ dàng tra cứu, tìm kiếm, quản lý việc mượn trả hồ sơ cũng được dễ dàng và thuận tiện hơn. Điều này đã khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch tài liệu hồ sơ; cung cấp thông tin về tài liệu, hồ sơ các dự án, công trình,… phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn được nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Phần mềm Thông báo kết luận (TBKL) được triển khai vào năm 2018 cũng đánh dấu cho việc khai thác có hiệu quả từ hệ thống CPC-eOffice. Trong những năm triển khai, phần mềm TBKL đã đáp ứng tốt yêu cầu của Giám đốc Công ty về việc theo dõi sát sao mức độ và tiến độ hoàn thành từng công việc được giao trên CPC-eOffice và các chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Công ty thông qua các cuộc họp giao ban để qua đó có thể đánh giá hiệu quả công việc của từng đơn vị nhằm giúp cho việc vận hành văn phòng điện tử trong PC Quảng Ngãi ngày càng đạt hiệu quả cao nhất.

Hơn nữa, giải pháp để chuẩn bị cho các cuộc họp không giấy cũng được PC Quảng Ngãi triển khai hiệu quả trong thời gian qua. Đây là hình thức không thể thiếu của việc ứng dụng triệt để các tiện ích của hệ thống văn phòng điện tử, giảm thiểu tối đa văn bản giấy tờ, rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các cuộc họp. Cụ thể, lãnh đạo Công ty đã yêu cầu các đơn vị quán triệt thực hiện các nội dung cụ thể như: Áp dụng thực hiện việc họp không giấy đối với tất cả các cuộc họp trong toàn Công ty; Các thành viên tham gia cuộc họp sử dụng thiết bị điện tử để truy xuất được dữ liệu, nội dung cuộc họp; Khuyến khích việc sử dụng bút viết trên các thiết bị điện tử thay cho sổ họp; Các đơn vị cần quán triệt và thực hiện nghiêm túc việc không sử dụng tài liệu giấy, không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào; Các tài liệu liên quan đến cuộc họp yêu cầu chuyển file mềm qua eOffice chat, Mail cpc.vn, Zalo…

Một thành công khác không thể không nhắc đến là việc ban hành ký số văn bản trên chương trình CPC-eOffice. Nếu như trước kia việc ký số phát hành văn bản phải thực hiện qua USB Token, phần nào làm chậm quá trình phát hành văn bản và không đạt hiệu suất tối đa so với ký số trên Sim điện thoại. Chữ ký số trên SIM-MobileCA có nhiều ưu điểm hơn so với chữ ký số sử dụng qua USB Token truyền thống. Với USB Token, người dùng bắt buộc phải có kết nối mạng Internet, có laptop hoặc PC, phần mềm cho phép ký điện tử và USB Token chứa chứng thư số. Còn với MobileCA, người sử dụng SIM-CA có thể thực hiện việc ký điện tử thông qua các thiết bị như: máy tính bảng, điện thoại thông minh được tích hợp phần mềm cho phép ký số ở bất cứ đâu, chỉ cần có kết nối mạng Internet. Công nghệ này đã được PC Quảng Ngãi ứng dụng và khai thác hiệu quả, giúp cho quá trình vận hành văn phòng điện tử đạt hiệu quả cao hơn trong năm 2020.

Có thể nói năm 2020 vừa qua, PC Quảng Ngãi đã triển khai hiệu quả “Văn phòng điện tử”, tất cả các văn bản, báo cáo đều được triển khai trên môi trường mạng, triển khai thành công kho lưu trữ điện tử, phần mềm theo dõi thông báo kết luận,… và trong thời gian tới sẽ tiếp tục thực hiện việc tin học hóa các công tác quản trị, hành chính và các mảng công tác khác.

Để thực hiện hiệu quả hơn nữa văn phòng điện tử, trong thời gian đến PC Quảng Ngãi sẽ chú trọng hơn nữa các mục tiêu đề ra để sẵn sàng cho bước sang giai đoạn chuyển đổi số với nhiều cơ hội và thách thức mới, tiến tới việc xây dựng doanh nghiệp điện tử trong tương lai không xa.