Thực hiện những điều này trước buổi họp hay trả lời email, hiệu quả công việc của dân văn phòng sẽ tăng lên trông thấy

Dân văn phòng nào cũng đều muốn làm việc đạt-năng-suất. Nhưng chính xác thì chúng ta hiểu đạt-năng-suất là gì? Đa số mọi người sẽ trả lời rằng đó là khi các đầu mục trong danh sách công việc được hoàn thành như số lượng email đã trả lời, những cuộc họp phải tham dự, các báo cáo cần nộp v.v...

Tuy nhiên, liệu mấy ô vuông được đánh dấu (tick) đó có đảm bảo hiệu quả trong năng suất làm việc của bản thân chưa? Rõ ràng, đôi khi số lượng không phải là con số đúng đắn để đánh giá, mà chất lượng mới là điều đáng bận tâm.

Khi không phải dành phần lớn giờ làm cho những việc bình thường hàng ngày, chúng ta sẽ có nhiều năng lượng và thời gian hơn để giúp bản thân tập trung cho các vấn đề quan trọng khác. Hãy xem xét 3 mảng công việc cơ bản thường gặp hàng ngày của nhân viên văn phòng dưới đây để tối ưu năng suất làm việc nào.

Đặt ra kết quả mong đợi trong mỗi công việc thật rõ ràng

Không phải lúc nào cũng dễ dàng đánh giá bản thân đã làm được hiệu quả bao nhiêu % trong một ngày làm việc. Có thể bạn đã từng trải qua cảm giác dù hôm ấy mình thực hiện hàng chục cuộc gọi và trả lời cả trăm email, nhưng dường như kết quả công việc chẳng “nhúc nhích” chút nào và mọi thứ sẽ vẫn ì ạch lặp lại vào hôm sau.

Cụ thể hơn với ví dụ này, đôi khi chúng ta cảm thấy bị buộc phải trả lời một số email vô nghĩa mà nội dung chẳng mang bất kỳ thông tin giải pháp hay yêu cầu gì cụ thể (nhưng thú nhận nào, ngay cả chính bản thân mình, chắc có lẽ cũng ít nhất 1 lần, từng là người gửi những email kiểu vậy). Hoặc trường hợp khác cũng thường gặp phải: ta bị cuốn vào một cuộc họp dường như cực kỳ quan trọng, nhưng kết quả vô cùng hụt hẫng vì “trắng tay”.

Bước đầu tiên để khắc phục những thứ không hiệu quả này là phân biệt giữa các công việc có giá trị và nhóm còn lại. Sau đó, phân công thời điểm thực hiện chúng lên lịch làm việc của bạn và dự định trước kết quả mình mong đợi là gì.

Khi đã phân bổ công việc và dự đoán mong đợi, chúng ta có thể nhận thấy một số sự “khập khiễng” không đáng có giữa thời lượng phải bỏ ra và kết quả đem đến. Tuy nhiên, không nhất thiết phải là giảm đi thời gian thực hiện vấn đề đó, chúng ta sẽ cần nghĩ kỹ lại và đặt ra mục đích cụ thể hơn, cao hơn hoặc rõ ràng hơn ý định lúc đầu.

Đặt ra kết quả mong đợi thật rõ ràng là ưu tiên hàng đầu cho bất kỳ công việc nào của nhân viên văn phòng. Điều này sẽ sớm giúp bạn cân nhắc khối lượng thời gian cần đầu tư.

Họp vào trọng tâm chính của vấn đề

Chắc có lẽ bạn cũng từng bị “chết dí” trong một cuộc họp kéo dài hàng giờ mà đáng lý chỉ nên thực hiện nó trong 15 phút đồng hồ. Câu hỏi là, tại sao mọi người thà quay lại bàn làm việc riêng còn hơn ngồi trong những buổi họp hành vô nghĩa này?

Một nguyên nhân chính của sự “mất kết nối” này là do thiếu điểm chung. Mỗi nhân viên tham dự buổi họp với nhu cầu bàn luận và trông đợi riêng của mình: vài người cần báo cáo công việc nhanh chóng, bên khác lại muốn bàn tiếp kế hoạch, và số còn lại chỉ muốn thảo luận trục trặc trong chương trình đang làm. Kết quả là, cuộc họp kéo dài lê thê với liên tục nhiều vấn đề chồng chéo nhau.

Thay vì bị sa lầy vào vòng thảo luận bất tận này, chúng ta nên thiết lập các mục đích mỗi cuộc họp trước, bằng cách đặt ra những câu hỏi làm rõ: “Tại sao bạn cần tham gia buổi họp này của tôi?”, “Bạn có thể đạt được những điều gì sau buổi họp?”, “Những thông tin cập nhật nào mà tôi cần bạn cung cấp trong buổi họp?”, “Nếu bạn đang có khó khăn gì ở công việc trong dự án này, chính xác bạn cần tôi hỗ trợ gì?”,...

Tất nhiên, bên cạnh những câu gợi ý trên, bạn có thể đặt nhiều câu hỏi khác rõ ràng hơn. Các câu trả lời cụ thể sẽ giúp chính mình lẫn đồng nghiệp chú tâm đến nội dung và mục đích cuộc họp. Từ đó, những buổi thảo luận sẽ thúc đẩy được tính hiệu quả giao tiếp mà vẫn có thể rút ngắn thời gian hơn.

Hãy cho đầu óc có không gian để sáng tạo

Vẫn thường có câu nói “trí não của con người là vô hạn”. Đúng vậy, tâm trí chúng ta có thể nghĩ được những điều đáng kinh ngạc đấy. Đôi khi, trong lúc chạy bộ buổi sáng hoặc vào chiều tối ngả mình đọc sách, giải pháp cho vấn đề nan giải trên công ty đột nhiên “nhảy ra” bất chợt mặc dù bản thân hoàn toàn chẳng suy nghĩ về nó.

Để trí não làm việc khoa học là một yếu tố vô cùng quan trọng. Chúng ta cần sắp xếp thời gian làm việc hợp lý, và một khi hết giờ làm thì đừng chần chừ bước ra khỏi cái máy tính, tắt thông báo điện thoại và để tâm trí của bản thân được thoải mái thư giãn nhé. Điều này nghe có vẻ “mơ mộng” giữa lịch làm việc bận rộn và dày đặc, tuy nhiên quả thật sẽ giúp ích chính mình đấy.

Di chuyển bản thân vào một không gian mới - đến công viên hoặc một không gian ngoài trời sẽ là sự lựa chọn khá tốt. Các chuyên gia đánh giá việc đi bộ nhanh tác động hoàn hảo lên sự động não của chúng ta.

Nhớ luôn đem bên mình một cuốn sổ và bút ghi chép nhé. Bạn nên ghi chú lại ngay khi chúng xuất hiện trong tâm trí mình, cả khi bản thân không chắc chắn lắm về sự liên quan của chúng tới vấn đề đang suy nghĩ. Hãy đặt niềm tin rằng, tiềm thức con người có thể giải quyết các vấn đề theo những riêng của nó. Vì vậy cứ giữ những ghi chép lại và biết đâu chúng ta sẽ ngạc nhiên về sự hữu ích trong công việc sắp tới hoặc các dự án khác đấy.

Tóm lại, trước khi bị cuốn vào vòng xoáy bận rộn của công việc, nhất thiết nên lùi lại một bước để sắp xếp thời gian và tự hỏi kết quả bản thân muốn đạt được là gì. Đặt rõ ràng trọng tâm vấn đề và mục đích cụ thể - với chính mình và những đồng nghiệp khác, bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy năng suất và hiệu quả công việc được cải thiện rõ rệt.