Nếu sếp không biết cách quản lý nhóm khi làm việc từ xa, đây là 6 cách xoay sở dân văn phòng nên thuộc nằm lòng

Làm việc tại nhà vốn chẳng phải là một cách thức mới mẻ trong xã hội công nghệ ngày nay. Nhưng đến khi dịch bệnh xảy ra trên toàn cầu, đây được lựa chọn là giải pháp cần thiết và bắt đầu áp dụng phổ biến chỉ sau thời gian ngắn.

Thật chẳng may, không hẳn tất cả mọi người đều “thuận buồm xuôi gió” trong việc thích nghi với xu hướng làm việc này. Theo cuộc khảo sát nhanh của VitalSmarts, cứ 5 người thì sẽ có 1 quản lý hoàn toàn không chuẩn bị hoặc chưa sẵn sàng trong công tác quản lý đội nhóm của mình từ xa.

Chủ tịch đồng thời là cố vấn lãnh đạo của Careerstone Group, bà Mary Abbajay chia sẻ để phù hợp hình thức mới này, người sếp phải học cách quản lý dựa trên những đầu ra công việc và kết quả cuối cùng thay vì đánh giá vào hoạt động của nhân viên. Rất nhiều người ra sức quản lý dựa trên số giờ cấp dưới có mặt trước màn hình vi tính bằng những cách điểm danh trực tuyến khác nhau - quả thật sẽ không mang lại bao nhiêu hiệu quả.

Nếu đang lâm vào hoàn cảnh trúng phải người sếp không giỏi trong khả năng quản lý nhóm từ xa, đừng để điều này ảnh hưởng đến kết quả và tinh thần của bạn lẫn cả nhóm. Dưới đây là 6 cách hỗ trợ và cải thiện tình hình tích cực hơn:

1. Hãy chủ động trong giao tiếp

Thật ra việc quản lý nhóm từ xa cũng không phải là nhiệm vụ khó nhằn gì, nhưng chắc chắn cũng sẽ khiến bất kỳ ai chưa có trải nghiệm qua hình thức này phải bỡ ngỡ.

Trước tiên, ta có thể đề xuất những cách quản lý mới phù hợp cho người quản lý dựa trên chính điểm mạnh, sở thích, ưu tiên và khả năng của riêng họ. Từ đó cả nhóm dần học cách thích nghi theo người sếp mình.

Nếu sếp bạn là người kín tiếng, hãy chủ động bắt chuyện, báo cáo công việc và hỏi ý kiến họ. Ví dụ qua email báo cáo công việc hàng ngày, cứ thử hỏi “Em làm vậy đã ổn chưa ạ?” hay “Em có làm thiếu việc gì không?”. Sau đó, khuyến khích họ tổ chức các cuộc họp trực tuyến thường xuyên hơn với các thành viên khác trong nhóm.

2. Chủ động nhận việc, đề nghị giúp đỡ cấp trên

“Nếu thấy cấp trên đang vật lộn trong một công việc gì đó, sẽ thật tốt nếu được bạn đứng ra tình nguyện giúp đỡ” - là một gợi ý của bà Dana Brownlee, người sáng lập công ty đào tạo doanh nghiệp Professionalism Matters

Thay vì để kết quả công việc tệ hại xảy ra cho người quản lý, đồng nghĩa với xảy ra cho chính mình và đồng nghiệp trong nhóm, chúng ta hoàn toàn có thể chia sẻ khó khăn và mạnh dạn đứng ra nhận việc nếu thấy bản thân đủ khả năng.

Cách này không chỉ đem lại chiến thắng cho bản thân, mà còn giúp ghi điểm trong mắt của người quản lý. Hầu hết họ sẽ cảm kích vô cùng và không quên dành cho bạn những cơ hội phúc lợi hoặc thăng tiến sau này.

3. Trở thành “chất keo kết dính” của nhóm

Trừ khi đụng phải một ông sếp “đói khát” quyền lực và chuyên quyền, ai cũng có thể biến mình thành “cầu nối” giúp các thành viên trong nhóm xích lại với nhau.

Hãy tiếp cận và hỏi mọi người trong nhóm các ý tưởng làm việc nào khả thi mà hỗ trợ tốt nhất cho sếp lẫn mọi người trong thời gian này. Việc trao đổi tìm ra giải pháp phù hợp sẽ giúp cả nhóm duy trì được kết nối.

Mặt khác, đảm bảo gắn kết thời gian này cũng giúp các thành viên giữ tinh thần tích cực hơn trong công việc, từ đó ổn định được năng suất làm việc.

4. Hiện thực hóa các ý tưởng

Với thời đại công nghệ như hiện nay, chẳng khó để tìm kiếm những thông tin và giải pháp cho vấn đề làm việc từ xa. Khi mọi thứ đang “sống chậm” lại vì khủng hoảng, thì cũng có lẽ được xem là thời điểm thuận lợi để phát triển ý tưởng, lập chiến lược và chạy thử nghiệm.

Chắc chắn mọi thứ khó mà hoàn hảo ngay từ lần đầu hoặc trơn chu hết tất thảy sáng kiến đưa ra được. Nhưng đừng ngại thử những điều mới mẻ để biết cái nào hoạt động tốt và cập nhật cho nhau qua các cuộc gọi video hàng ngày.

Thậm chí ngay cả khi cấp trên chưa nhận thức ra được rủi ro hay điểm yếu hiện tại, chỉ ra vấn đề kèm theo gợi ý thay đổi trên tinh thần xây dựng là điều vẫn cần làm. Bởi vì người quản lý khó mà sâu sát hết các sự vụ hàng ngày được, họ cũng cần ai đó lên tiếng về một trục trặc tưởng chừng nhỏ xíu ngày hôm nay nhưng có thể gây ra hậu quả nặng nề sau này.

5. Trao đổi về thời gian làm việc cụ thể

Bên cạnh các ưu điểm của làm việc tại nhà, lựa chọn này cũng có những thách thức của riêng nó, đơn cử là sự ảnh hưởng từ các vấn đề nhà cửa và gia đình. Do đó, thương lượng và thống nhất rõ ràng về khung giờ làm sẽ rất quan trọng với đôi bên.

Nếu bạn cần thoải mái và linh hoạt với thời gian làm việc riêng, hãy chủ động nói với người quản lý và cam kết năng suất hiệu quả, đảm bảo mục tiêu bản thân, cũng như không làm ảnh hưởng tiến độ cả nhóm.

Yêu cầu này có lẽ sẽ dễ thông cảm thôi, vì giờ đây không chỉ có người lớn phải ở nhà, lũ trẻ cũng không đi đến trường và cần được cho ăn hay thay phiên chăm sóc bởi phụ huynh nữa. Do đó, sẽ tốt hơn khi bạn trình bày tình hình bản thân và đưa ra phương án cụ thể - có những việc nào sắp tới, sẽ làm chúng ra sao và thời hạn hoàn thành là khi nào?

Trường hợp sếp vẫn còn e dè, tại sao không đề xuất thử nghiệm lịch trình trong một tuần nhỉ. Chúng ta vừa mới nhắc đến mục 4 bên trên đó thôi, nào thực hành và chờ xem nó có hoạt động hiệu quả không.

6. Cuối cùng, cố gắng kiên nhẫn cho nhau

Cái “mác” chức danh quản lý không có nghĩa là cái gì họ cũng giỏi hơn chúng ta. Đôi khi sếp của bạn chỉ giỏi trong công tác chuyên môn và vốn dĩ không mạnh về khả năng quản lý, rồi khi chuyển qua môi trường từ xa thì điểm yếu này lại ngày càng tệ hơn.

Một khi việc giao tiếp hàng ngày và kết nối lẫn nhau bị phá vỡ, làm việc nhóm từ xa sẽ trở nên khó hơn gấp nhiều lần hiện nay. Do đó, thay vì ngồi ca thán và chê bai cấp trên, từng thành viên hãy xem đây là cơ hội để hỗ trợ người quản lý của mình và đồng lòng trong thử thách đổi mới này.