Muốn duy trì làm việc từ xa khi mùa dịch đi qua, dân công sở cần nắm 5 nguyên tắc tạo lòng tin với sếp ngay từ bây giờ

Làm việc từ xa không còn xa lạ với nhiều bạn trẻ ngày nay, nhưng thực tế cũng mới chỉ được áp dụng phổ biến hơn từ lúc đại dịch Covid-19 xảy ra trên toàn cầu. Khi nhiều công ty chuyển đổi sang hình thức này, hầu hết các nhân viên lẫn quản lý đều phải học hỏi thêm nhiều kỹ năng mềm để làm quen và thích nghi.

Ngoài ra, những nhà tuyển dụng gần đây cũng chuyển sang phỏng vấn các ứng viên qua trực tuyến thay vì một cuộc hẹn gặp trực tiếp. Như vậy, một nhân viên có khả năng và sẵn sàng làm việc bên ngoài các bức tường văn phòng cũng sẽ được đánh giá tiềm năng hơn các nhân sự truyền thống khác.

Dưới đây là những kỹ năng cần có để tạo lòng tin cho sếp khi công ty chuyển đổi sang hình thức làm việc từ xa, hoặc giúp thuyết phục các nhà tuyển dụng trong tương lai về khả năng làm việc “ra trò” của bạn dù ở nhà hay nơi đâu chăng nữa.

1. Biết cách tổ chức và sắp xếp công việc

Đây là chìa khóa chính trong môi trường này. Angela Hall, phó giáo sư của trường Đại học Michigan State đúc kết mọi người phải kỷ luật hơn trong việc tổ chức và sắp xếp mọi thứ khi làm việc tại nhà, đặc biệt là vấn đề thời gian. Chúng ta cần thiết lập lịch trình làm việc và sinh hoạt rõ ràng bởi vô vàn những thứ ngoài kia sẽ có khả năng gây xao lãng mình.

Hall khuyên mỗi người nên thiết lập mục tiêu vào đầu tuần làm việc như một cách để đi đúng hướng trong suốt cả 7 ngày. Tất nhiên việc này cần được thực hành và có lẽ sẽ thất bại nhiều lần đấy. Bởi những việc tưởng chừng “làm loáng cái là xong” ở văn phòng đôi khi sẽ mất nhiều thời gian hơn tại nhà, hoặc ngược lại. Vì vậy thông qua việc áp dụng thời gian biểu hàng tuần, chúng ta sẽ được rèn luyện và cải thiện hơn nhiều.

Để chứng minh với cấp trên hoặc nhà tuyển dụng, hãy chia sẻ với họ cách bạn đã và đang xây dựng lịch trình cho chính mình khi làm việc tại nhà. Trường hợp chưa có nhiều năm từng trải cho vị trí từ xa, bạn có thể lựa chọn dẫn chứng một dự án dài hạn nào mà bản thân phải tự quản lý và tổ chức.

2. Hiểu biết về ứng dụng công nghệ

Brie Weiler Reynold, giám đốc phát triển của trang web việc làm Remote.co and FlexJobs, cho biết các nhà tuyển dụng đang ưu tiên tìm kiếm những nhân viên có kinh nghiệm trong việc trao đổi thông tin từ xa và sử dụng quen thuộc các công cụ liên lạc trực tuyến. Điều này rất dễ lý giải vì các ứng viên này sẽ hòa nhập nhanh chóng và “đuổi kịp” tiến độ công việc với mọi người trong công ty.

Bạn hãy tìm hiểu những công cụ phổ biến để gửi tin nhắn, họp qua video, cộng tác dự án và chia sẻ tài liệu v.v… Tất nhiên không thể yêu cầu chúng ta phải có kiến thức sâu rộng về IT hoặc tất cả loại ứng dụng được, nhưng chắc chắn không nên “gà mờ” nhé. Điều quan trọng là nhân viên cần thấy thoải mái khi thử và nhanh chóng thích nghi sử dụng với các công nghệ mới.

Cách tốt nhất để tạo ấn tượng tốt trong một cuộc họp online là chứng tỏ sự tự tin và thành thạo với ứng dụng trực tuyến đang sử dụng. Hãy kiểm tra các thiết lập cần thiết và có thể gọi thử cho một người bạn để đảm bảo nó hoạt động tốt. Trường hợp có trục trặc như “rớt” mạng xảy ra, cũng nhớ bình tĩnh và linh hoạt đề nghị cách thức liên lạc thay thế. Điều này sẽ là một điểm cộng cho bạn về khả năng giao tiếp hiệu quả và chuyên nghiệp trong môi trường làm việc từ xa.

3. Hợp tác làm việc

Ngồi chung trong một văn phòng lẽ dĩ nhiên cũng khiến cho việc phối hợp công việc được dễ dàng hơn. Ấy nhưng dù cho có xa cách về khoảng cách địa lý đi nữa, một khi đã lựa chọn làm việc từ xa, chúng ta vẫn phải đảm bảo khả năng duy trì các mối quan hệ hợp tác này bằng những cách kết nối hiệu quả với đồng nghiệp và sếp của mình.

Kết hợp cho công việc “ăn ý” với nhau được xem là một kỹ năng khó nhất trong môi trường này. Để hợp tác từ xa, việc cập nhật thông tin nội bộ hàng ngày hoặc hàng tuần trở nên cực kỳ quan trọng. Làm sao để mọi người dễ dàng theo dõi và nắm bắt tiến độ hoàn thành của các thành viên còn lại trong nhóm, từ đó có thể chia sẻ hoặc hỗ trợ đồng nghiệp một cách kịp thời. Sự phối hợp càng chặt chẽ, năng suất làm việc toàn đội sẽ càng hiệu quả.

Muốn quản lý tin vào khả năng hợp tác từ xa của bạn, không gì thuyết phục bằng nhắc lại vai trò của bản thân ở một dự án từ xa nào đó. Những cách bạn sử dụng để duy trì sự phối hợp và thử thách gì đã thành công vượt qua sẽ là những dẫn chứng thiết thực nhất.

4. Trao đổi giao tiếp

Ở văn phòng, chẳng khó nếu mình vô tình gặp đồng nghiệp trong khu vực căn-tin và sẵn thể hỏi luôn về tình hình dự án đang chạy. Nhưng tất nhiên sẽ không có được sự thuận tiện như vậy khi làm việc từ xa. Thay vào đó, hầu hết sự trao đổi sẽ diễn ra bằng văn bản viết - tin nhắn chat hoặc vài dòng email.

Cho dù là chữ viết hay nói chuyện, Giám đốc nhân sự của LogMeIn, Jo Deal khẳng định lựa chọn cách thức nào cũng phải đảm bảo tính hiệu quả trong trao đổi giao tiếp. Ví dụ ông yêu cầu các nhân viên phải trình bày rõ ràng khi giải thích vấn đề, đặt câu hỏi hay đề xuất ý tưởng. Điều này giúp tất cả tiết kiệm thời gian, hiểu thông tin chính xác và thúc đẩy năng suất làm việc tốt hơn.

Không khó để chứng tỏ kỹ năng này, đơn cử là trình bày một email công việc rõ ràng hoặc thực hiện báo cáo thật súc tích. Và tất nhiên, phải đảm bảo luôn “đề phòng” bản thân với mọi ý định vội vàng khi trả lời vấn đề nào đó mà thiếu suy nghĩ thấu đáo nữa nhé.

5. Tự tạo động lực cá nhân

Chủ động, chủ động, và chủ động. Khác hẳn với làm việc ở văn phòng, sẽ chẳng có sếp ngồi gần đó để theo dõi hoặc nhắc nhở công việc của mình suốt ngày được, mỗi người bắt buộc phải tự ý thức và độc lập hoàn thành công việc của bản thân.

Khả năng tự giác bắt tay vào làm việc là rất cần ở một nhân viên làm việc từ xa. Với sự trợ giúp của công nghệ hiện nay, chúng ta sẽ có nhiều công cụ giúp bản thân sắp xếp lịch và thời hạn cho công việc, thậm chí còn báo nhắc trước giờ các cuộc họp quan trọng.

Chắc chắn quản lý hoặc nhà tuyển dụng của mình rất muốn biết những vấn đề như: “Bạn có cần làm việc dưới sự giám sát nhiều không?”, "Bạn thường đúng hạn báo cáo chứ? Đầu ra công việc của bạn so với mục tiêu ban đầu thế nào?”. Do đó, nêu thực tế những phương pháp đang giúp tạo động lực của bản thân sẽ giúp bạn ghi điểm thêm đấy.