Kĩ năng giao tiếp là một phẩm chất mà các nhà tuyển dụng săn đón hàng đầu

Có 2 khía cạnh đơn giản nhất để đánh giá kỹ năng giao tiếp của một ứng viên trong thời đại công nghệ như hiện nay đó là thông qua tác phong gọi điện và gửi email. 

Theo chuyên gia tư vấn nghề nghiệp Jena Viviano, phát triển 2 kĩ năng này vô cùng hữu ích đối với bất cứ ai muốn làm việc hiệu quả hơn. Chúng giúp bạn giao tiếp tốt hơn với mọi đối tượng, từ các khách hàng tiềm năng cho tới các đồng nghiệp hoặc nhân viên cấp dưới. Thông qua việc giao tiếp hiệu quả, một người có thể dễ dàng kết nối với người khác, đạt được hiệu suất làm việc cao hơn, và thăng hạng nhanh hơn trong nấc thang sự nghiệp. 

Dưới đây là những thói quen tốt mà Viviano gợi ý để giúp bạn nâng cao kĩ năng giao tiếp của mình:

Tác phong viết email chuyên nghiệp: Rõ ràng và ngắn gọn 

Theo Viviano, email đang trở thành một phương thức liên lạc ngày càng phổ biến, đồng nghĩa với việc mọi người cần nâng cao khả năng viết lách của mình. Một email chuyên nghiệp đòi hỏi sự chính xác trong ngữ pháp, đồng thời thể hiện sự mạch lạc, rõ ràng trong nội dung bạn muốn truyền tải. Có 4 thói quen bạn cần luyện để tạo ra một email thật chuyên nghiệp và hiệu quả:  

1. Luôn đặt chủ đề rõ ràng: Chủ đề của email giúp người đọc khái quát được thông tin bạn muốn truyền tải. Nếu người nhận thư là một người bận rộn và thường xuyên phải nhận rất nhiều email mỗi ngày, một tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn giúp họ xác định được nội dung chính trong email bạn gửi, đồng thời rút ngắn thời gian phản hồi.

2. Kiểm soát lỗi chính tả trước khi gửi: Việc gửi email hiện giờ có thể diễn ra chỉ trong vài giây, vậy nên bạn không có lý do gì để biện hộ cho việc viết ra một email cẩu thả với đầy lỗi chính tả. Người nhận cũng sẽ đánh giá trình độ của bạn thông qua nội dung và hình thức của email bạn gửi, do đó, đừng để lại ấn tượng xấu trong mắt người khác chỉ vì tiếc một vài giây soát lỗi trước khi ấn gửi. 

3. Hãy thật ngắn gọn: Không ai muốn đọc một email dài như một cuốn tiểu thuyết cả! Nếu bạn muốn người đọc nắm được trọng tâm bức thư của bạn và phản hồi nhanh chóng, hãy viết thật ngắn gọn và chỉ bao gồm những nội dung chính mà bạn muốn trao đổi. 

4. Bạn nên có chữ kí cá nhân: Ngày nay, bạn có thể cài đặt chữ kí tự động dưới mỗi email. Nếu vậy, tại sao không sử dụng tính năng này để gia tăng hình ảnh chuyên nghiệp của bạn trong mắt người nhận? Một chữ kí đầy đủ thường bao gồm tên, chức vụ, và tên công ty của bạn. Chữ kí cho phép người đọc nhận diện bạn là ai, đồng thời tạo ra ấn tượng về sự chỉn chu, trang trọng và lịch thiệp. 

Cách gọi điện thoại như một chuyên gia: lịch thiệp và tươi vui

Nhờ có điện thoại, con người hiện có thể giao tiếp với nhau bất chấp khoảng cách địa lý. Tuy nhiên, do những cuộc gọi chỉ gói gọn thông qua giao tiếp bằng giọng nói, cách bạn nói chuyện, nhịp điệu nói chuyện và tông giọng của bạn sẽ trở thành yếu tố quyết định sự thành công của cuộc giao tiếp. Ở một khía cạnh khác, một trong những lợi thế của nói chuyện điện thoại là bạn có thể chủ động chuẩn bị tâm thế trước khi gọi và ít bị phân tâm bởi phản ứng của đối phương trong cuộc hội thoại. 

Dưới đây là những thói quen bạn có thể tập luyện để khiến những cuộc gọi trở nên thú vị và gắn kết hơn: 

1. Hãy bày tỏ mục tiêu của mình rõ ràng khi bắt đầu cuộc gọi: Nếu bạn không muốn đối phương dập máy, đừng làm mất thời gian của họ và đi thẳng vào trọng tâm cuộc nói chuyện khi bạn bắt đầu cuộc gọi. Tương tự như với email, hãy bắt đầu bằng việc giới thiệu bạn thân mình ngắn gọn (nếu người nghe chưa biết bạn), sau đó thông báo cho họ biết mục đích của cuộc gọi là gì. Bằng cách mở đầu như vậy, bạn sẽ thành công thu hút sự chú ý và tập trung của đối phương trong cuộc hội thoại với mình. 

2. Duy trì nụ cười khi đang nói chuyện: Nhiều người giao tiếp kém hiệu quả khi gọi điện vì tông giọng của họ nghe nhàm chán hoặc mệt mỏi đối với người nghe, dù cho họ không cố ý như vậy. Một cách dễ dàng để duy trì giọng nói vui vẻ trong buổi nói chuyện là hãy mỉm cười. Khi bạn cười, tông giọng của bạn sẽ tự động trở nên tươi sáng và phấn khởi hơn, làm cho người nghe cũng vui vẻ và dễ chịu hơn khi nói chuyện cùng bạn.  

3. Hãy cảm ơn sau mỗi cuộc gọi: Khi gọi điện thoại, bạn sẽ bị hạn chế về việc giao tiếp qua ngôn ngữ hình thể vì người nghe không thể nhìn thấy bạn. Một lời cảm ơn trước khi kết thúc cuộc gọi có ý nghĩa to lớn như một chiếc bắt tay thân thiện hoặc một cái vẫy chào trong một cuộc gặp mặt trực tiếp. Nó để lại ấn tượng tốt cho người nghe đối với bạn. 

Theo Viviano, những kĩ năng tưởng chừng như nhỏ nhặt này có thể trở thành yếu tố then chốt để thăng tiến, bởi chúng ảnh hưởng đến hình ảnh của bạn trong mắt người khác. Cho dù kĩ năng chuyên môn của bạn có tốt đến đâu, nhưng nếu bạn không truyền tải được ưu điểm của mình thông qua giao tiếp, bạn có thể đánh mất nhiều cơ hội phát triển hoặc hợp tác.