Học ngay phương pháp làm việc tập trung, sáng tạo, không biết mệt của người kỉ luật thời Covid-19

Hình thức làm việc tại nhà ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt là trong mùa dịch covid-19 hiện nay. Đối mặt với vấn đề cấp bách của toàn nhân loại, các công ty phải rẽ hướng hoạt động bằng cách làm việc tại nhà. Tuy nhiên hình thức này khiến các doanh nghiệp và nhân viên lo lắng về hiệu quả công việc. Việc quản lý công việc và cân bằng cuộc sống sẽ khó khăn đối với một số người vì họ chưa bao giờ làm việc tại nhà trước đó.

Một cuộc khảo sát năm 2019 của Airtasker thăm dò 1.004 nhân viên tại Hoa Kỳ, trong đó có 50 nhân viên làm việc từ xa. Các chuyên gia đã tiến hành so sánh 50 nhân viên này với số nhân viên còn lại trên nhiều phương diện như: đi lại, năng suất công việc, thói quen chi tiêu... Kết quả nghiên cứu cho thấy nhân viên làm việc tại nhà cảm thấy thoái mái hơn vì loại bỏ việc đi lại mà năng suất công việc vẫn tăng. Tuy nhiên, họ cũng cảm thấy chật vật, khó khăn trong việc cân bằng cuộc sống và công việc.

Làm thế nào để làm việc hiệu quả tại nhà?

Thách thức lớn nhất mỗi nhân viên gặp phải khi làm việc tại nhà là vấn đề quản lý bản thân. Xung quanh chúng ta có quá nhiều thiết bị điện tử, một tin nhắn vừa gửi đến, một bộ phim hay cũng có thể làm con người phân tâm. Đây cũng là nguyên nhân khiến các nhà lãnh đạo lo lắng hiệu suất công việc giảm. 

Nghiên cứu của Airtasker chỉ ra rằng các nhân viên viễn thông "làm việc thêm 1,4 ngày mỗi tháng, 16,8 ngày mỗi năm" so với những nhân viên làm việc tại văn phòng. Theo đó, 29% nhân viên khảo sát cho rằng làm việc tại nhà căng thẳng hơn so với đi làm tại văn phòng. 35% nhân viên chia sẻ họ "chần chừ trong một nhiệm vụ cho đến thời hạn".

Bài viết giới thiệu đến các bạn một phương pháp làm việc tập trung, sáng tạo và thậm chí không biết mệt – phương pháp này có thể quen thuộc với nhiều người nhưng không phải ai cũng biết. Đó chính là Pomodoro, hay còn được biết đến với tên gọi phương pháp "quả cà chua", do Francesco Cirillo phát triển. 

Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Italia đã nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian và khi đó ông rất khó để giải quyết các bài tập. Sau đó Francesco Cirillo đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục. 

Cụ thể như sau:

Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.

Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.

Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút

Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.

Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 - 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).

Nguyên tắc trong 1 Pomodoro đó là quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút. Nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro. Điều đó có nghĩa là bạn chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định. Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó. Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), chúng ta cần phải nghỉ ngơi thực sự.

Phương pháp này đã được nhiều người áp dụng hiệu quả trong những ngày vừa qua. Chị Bùi Thị Thu Hằng – Giám đốc công ty Bioscope Việt Nam, người mẹ với 3 bé trong hơn 10 ngày cách ly xã hội làm việc tai nhà  đã áp dụng rất triệt để phương pháp này. 

Chị Hằng và các con (trước khi dịch Covid-19 xảy ra)

Chị cho biết: "Phương thức Pomodoro này rất phù hợp với tôi. Tôi cũng áp dụng phương pháp này với các con của mình. Mỗi cữ học/ làm việc của con/ của mẹ kéo dài 25 phút, mỗi sáng tôi thường áp dụng 4 cữ làm việc/ hoặc học tập như vậy với tôi và tụi nhỏ." 

Mỗi sáng các con của chị (cháu lớn nhất 11 tuổi, 9 tuổi và 5 tuổi) đều phải đăng ký giờ học và làm việc nhà với mẹ mỗi cữ 30 phút. Tuy các con còn nhỏ chưa cài được ứng dụng trên máy tính hay điện thoại thì chị áp dụng đồng hồ đếm ngược. 

Hai cháu con chị Hằng 11 tuổi và 9 tuổi học tập tại nhà theo chính sách cách ly xã hội

Chị Lê Diễm Ly, 42 tuổi, Giám đốc một công ty nội thất hoạt động tại TP.HCM cũng rất thích thú với phương pháp nêu trên. 

Chị chia sẻ: "Với tính chất công việc mang tính sáng tạo, tôi thường xuyên phải dùng sự tập trung để đọc, xem tài liệu các cộng sự gửi trước khi có sự phê duyệt bản thiết kế cuối cùng. Việc này thoạt đầu khiến tôi cảm thấy không hiệu quả bởi không thể tương tác trực tiếp với các cộng sự. Xong trong hoàn cảnh làm việc online tôi buộc phải tự cân bằng chính mình. Giải pháp của tôi thường là nghe nhạc để có được sự tập trung khi làm việc. Chọn cách đứng lên pha ly trà hoặc chuẩn bị ít trái cây khi tập trung kém dần để tạo cảm giác hưng phấn sau đó mới quay trở lại công việc. Trước đây tôi không biết phương pháp Pomodoro, nhưng khi nghe đến tôi thấy đó là cách rất hay. Với cá nhân, tôi ứng dụng nó có phần lý trí hơn để tạo hiệu quả cao hơn cho bản thân mình."

Tuy nhiên một điều mà chúng ta hết sức cần lưu ý, khi sử dụng phương pháp này khi nghỉ ngơi là tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan đến Internet và facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của người xem, bản chất vẫn làm não bộ thêm mệt mỏi.