Đề xuất mới về công tác văn thư

Ảnh minh họa

Bộ Nội vụ cho biết, tại thời điểm năm 2004, Nghị định 110/2004/NĐ-CP chủ yếu quy định đối với việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trên vật mang tin là giấy. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư ngày càng được đẩy mạnh.

Để thực hiện quan điểm chỉ đạo của Chính phủ tại Nghị quyết 17/NQ-CP ngày 7/3/2019 về nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020 là “90% văn bản trao đổi giữa các cơ quan nhà nước dưới dạng điện tử, tối thiểu 80% hồ sơ công việc tại cấp bộ, cấp tỉnh, 60% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 30% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng…” thì việc ban hành Nghị định thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP là vấn đề cấp thiết đặt ra trong giai đoạn cách mạng công nghiệp 4.0 và xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay.

Dự thảo đề xuất bổ sung quy định về Giá trị pháp lý của văn bản điện tử: Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.

Bổ sung quy định sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy: Đối với văn bản điện tử, việc sao y bản chính được thực hiện từ việc in bản chính văn bản điện tử ra giấy sau đó trình bày thể thức và kỹ thuật bản sao văn bản như thủ tục sao văn bản giấy.

Bên cạnh đó, dự thảo cũng bổ sung quy định: Đối với văn bản điện tử, bên cạnh 7 yếu tổ thể thức giống văn bản giấy (quốc hiệu, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản, tên loại và trích yếu nội dung của văn bản, nội dung của văn bản, nơi nhận văn bản), văn bản điện tử còn có thêm 2 yếu tố thể thức là chữ ký số của cơ quan và chữ ký số của người có thẩm quyền.

Ngoài ra, nhằm quy định cụ thể nội dung quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số trong công tác văn thư để tạo sự thống nhất cho các cơ quan, tổ chức trong quá trình triển khai thực hiện, dự thảo đề xuất: Bổ sung quy định về quản lý thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức phải được giao bằng văn bản cho văn thư cơ quan quản lý tại cơ quan, tổ chức.

Văn thư cơ quan có trách nhiệm: Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Phải trực tiếp ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Chỉ được đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.