8 thói quen giết chết năng suất làm việc của bạn

Dù bạn có phủ nhận hay không thì sự thật là: mọi quyết định và hành động trong cuộc sống của bạn đều được quyết định dựa trên các thói quen hàng ngày. Một kết quả thành công lâu dài phải được xây dựng dựa trên nền tảng của những thói quen tốt. Một mối quan hệ tốt đẹp cũng là kết quả của những hành vi tốt vun đắp. Cải thiện và phát triển trong sự nghiệp cũng tương tự như vậy. Ngay cả sức khỏe cá nhân và chế độ ăn uống hàng ngày của bạn cũng dựa trên nền móng của thói quen xây dựng.

Tất cả những điều được liệt kê trên đều tựu chung lại một ngụ ý duy nhất: "Nếu bạn có những thói quen xấu được liệt kê dưới đây, hãy tìm cách để loại bỏ chúng càng sớm càng tốt." Kể cả khi chúng chưa phải là những hành vi quá rõ ràng nhưng bạn cũng cần phải tinh ý nhận ra trước khi "hạt mầm" đó trở thành "một cái cây".

1. Liên tục kiểm tra điện thoại của mình

Đây là một trong những thói quen xấu đầu tiên được đưa lên đầu danh sách. Hãy thành thực với chính mình đi nào!

Nó chính là một thói quen tệ nhất mà bạn dễ mắc phải nhất. Bạn sẽ kiểm tra điện thoại của mình một cách thường xuyên tới nỗi ngay cả bản thân bạn cũng không nhận ra, ngay cả trong trường hợp nó chả có một thông báo hay tin nhắn mới nào hiện lên cả.

Con người không nhận ra rằng 99% trường hợp họ mở điện thoại lên kiểm tra chỉ vì họ đang muốn tránh suy nghĩ một vấn đề hoặc một trở ngại, khó khăn nào đó (có lẽ bởi vì việc kiểm tra điện thoại là việc dễ làm nhất chăng?). Điện thoại thông minh đã thực sự trở thành một thứ gây mất tập trung hàng đầu hiện nay.

Giải pháp: Hãy cố gắng làm việc đó trở nên khó thực hiện hơn, như tắt tiếng chuông thông báo, cất điện thoại xa ra khỏi tầm tay - tầm mắt của bạn. Và ngay kể cả khi có email hay tin nhắn mới gì đi chăng nữa (không phải trong trường hợp bạn có việc khẩn cấp) thì chúng đều có thể xếp hàng ở đó chờ đến khi bạn suy nghĩ và giải quyết xong các vấn đề thực sự cần bạn tập trung tư duy và động não.

2. Không thực sự lắng nghe

Có hai dạng người đang lắng nghe.

Dạng người thứ nhất là người ngồi đối diện với bạn, im lặng và chăm chú lắng nghe từng lời nói của bạn. Cả hai đều kết nối vào cuộc hội thoại, và điều dễ nhận biết nhất họ có đang lắng nghe hay không là đối phương đang hòa chung một suy nghĩ với bạn.

Dạng người thứ hai cũng là người ngồi đối diện với bạn, im lặng nhưng tâm trí của họ thì đã không ở đó. Tâm trí và suy nghĩ của họ đang bay bổng đi đâu đó, hay họ đang miên man trong chính suy nghĩ nội tâm của mình.

Giải pháp: Đừng trở thành dạng người thứ hai. Lắng nghe là một nghệ thuật trong cuộc sống. Để trở thành một người lắng nghe tốt, bạn cần phải giữ đầu óc tỉnh táo và tập trung vào cuộc trò chuyện. Tại sao ư? Vì không điều gì chán và nhanh nhất để chấm dứt một cuộc hội thoại/thảo luận công việc là bạn trả lời lại rằng: "Xin lỗi vừa rồi bạn nói gì cơ?".

3. Làm nhiều việc cùng một lúc (multitasking)

Tôi chả quan tâm việc bạn cho rằng mình có thể làm nhiều việc cùng một lúc tốt đến đâu. Đối với tôi "multitasking" không phải là làm hai việc cùng một lúc cho xong, mà sự thật đó là bạn đang cố làm hai việc gần giống nhau cùng một lúc. Và việc đó không bao giờ hiệu quả bằng việc bạn tập trung chỉ vào một mục tiêu - nhiệm vụ duy nhất mà thôi.

Thử tưởng tượng rằng bạn đang ở trong một cuộc họp, bạn thấy tin nhắn hoặc một email mới xuất hiện trên điện thoại, bạn nghĩ rằng bạn vừa có thể nghe mọi người thảo luận và phản hồi email cùng một lúc. Nhưng sự thật thì bạn sẽ không bắt kịp được nội dung cuộc họp, còn việc trả lời email kia một cách vội vàng, thiếu suy nghĩ sẽ khiến bạn phải hối hận vì chưa suy nghĩ thấu đáo. Những ai đang quá tham làm nhiều việc trong cùng một thời điểm thường thể hiện khá rõ rằng họ thiếu sức tập trung vào một nhiệm vụ rõ ràng.

Giải pháp: Chỉ làm một việc ở một thời điểm là lựa chọn hàng đầu. Bạn cũng có thể thử một cách khác là nhóm những việc có cùng một thể loại: như chỉ trả lời tất cả email trong vòng một tiếng đồng hồ, hay phải nếu phải gọi điện thoại cho nhiều khách hàng thì bạn sẽ dành ra một vài giờ chỉ để xử lý vấn đề đó. Đừng xen lẫn nhiều việc cùng một lúc: trả lời email, gọi điện cho khách hàng, suy nghĩ về kế hoạch cho công việc… Điều đó chỉ làm bạn kiệt sức nhanh chóng hơn mà thôi.

4. Làm việc trong môi trường quá ồn ào

Tôi nhận ra rằng nhiều người có thể vừa nghe nhạc vừa làm việc (còn tùy thuộc vào dạng nhạc bạn nghe nữa nhé), nhưng đối với tôi, đối với công việc cần sự suy nghĩ hoặc tập trung cao độ thì việc có âm thanh xen lẫn vào như tiếng tivi bật, tiếng nhạc, tiếng mọi người xung quanh nói chuyện… thật sự là một điều khó khăn với tôi.

Có tiếng ồn (hoặc thứ làm bạn mất tập trung thị giác) đều có thể là những nguyên nhân khiến bạn mất tập trung và giảm năng suất công việc. Trạng thái năng suất tốt nhất mà bạn cần hướng đến là tìm thấy dòng chảy suy nghĩ của mình, hay một không gian yên tĩnh nào đó, gần như là đạt đến trạng thái của thiền định vậy. Đó là một trạng thái có thể khiến bạn hoàn toàn quên đi khái niệm về thời gian, chỉ còn bạn và công việc bạn đang làm. Ngoảnh đi ngoảnh lại, khi bạn hoàn thành xong công việc thì hàng giờ đồng hồ đã trôi qua. Liệu bạn đã đạt được trạng thái như vậy bao giờ chưa?

Giải pháp: Hãy dẹp bỏ tất cả những gì có thể gây ảnh hưởng tới thính giác của bạn. Chúng sẽ ngắt dòng chảy suy nghĩ trong đầu. Tìm được một nơi yên tĩnh thường là một giải pháp hiệu quả nhất.

5. Không ở trong một không gian hiệu quả

Chúng ta đều phải thừa nhận rằng có những không gian - địa điểm thực sự không phải là nơi làm việc. Ví dụ như hôm trước, tôi tìm được một quán cafe có ban công rất thoáng khi có cây cối xung quanh. Tôi vui mừng mở laptop của mình ra để lên các kế hoạch công việc cho tuần tới. Nhưng niềm vui đó chẳng được bao lâu thì một nhóm bạn trẻ xuất hiện, họ nói chuyện rất to và ám ảnh nhất với tôi là khói thuốc… Tất cả những điều đó đều khiến tôi không thể tập trung được tiếp và những thứ đó giết chết năng suất làm việc của tôi nhanh chóng.

Quá nhiều lần, mọi người đều nghĩ rằng mình có thể làm việc hiệu quả được ở một không gian vốn không được xây dựng để làm việc. Họ thử như tôi vậy! Họ vừa muốn làm việc năng suất và vừa muốn gia nhập "bầu không khí xã hội" ("being social"). Thực sự thì chúng không có đi đôi với nhau được.

Giải pháp: Không gian làm việc hiệu quả thường là những nơi thoải mái, thoáng đãng và vắng vẻ. Tập trung làm cho xong việc rồi bạn có thể tận hưởng những giây phút thư giãn thực sự với bạn bè ở quán cafe.

6. Làm việc với những người không hiệu quả

Một sai lầm lớn khác của mọi người là nghĩ rằng mình có thể tập trung làm việc cùng một nhóm bạn, là sẽ thật sự năng suất. Để tôi giải thích rõ hơn cho bạn điều này: "Sẽ có những trường hợp việc này là hợp lý, ví dụ tất cả mọi người đều cùng làm chung một vấn đề - dự án chung nào đó. Ví dụ như tất cả đều phải động não cho một bộ phim sắp quay hay các ý tưởng để thiết kế một website mới. Quá tuyệt vời khi tất cả mọi người đều tương tác, bổ trợ cho nhau. Bạn sẽ cảm thấy thực sự năng suất."

Nhưng ở một vài thời điểm khác, sau khi phân chia công việc xong, mỗi người sẽ tự phải tập trung vào việc "giải đố một mình", vì nhiệm vụ và vai trò công việc đều khác nhau. Khi bạn có nhiều việc phải làm, bạn sẽ cần tới không gian riêng của mình. Bạn có thể ở chung phòng với các đồng nghiệp khác, nhưng mỗi người sẽ đều cần có một "khoảng không" và tránh không làm phiền người khác.

Giải pháp: Sau giai đoạn cần "brainstorm" (động não) cùng nhau, hãy bảo bạn bè của mình mang theo tai nghe, tất cả đều ngồi xung quanh chiếc bàn và ai làm việc nấy. Cố gắng đừng làm xao nhãng người xung quanh bạn.

7. Thiếu sự chuẩn bị cho công việc

Tôi rất yêu thích khi nghe người khác nói: "Tôi sẽ tập trung làm việc thật năng suất vào Chủ nhật tuần này!", nhưng sự thật thì họ chỉ chém gió và chả đầu tư một tí thời gian nào của họ vào công việc cần hoàn thành. Làm sao để bạn có thể hoàn thành một công việc cần vài ngày, vài tuần hay thậm chí vài tháng, nếu như bạn không bắt đầu đụng vào nó?

Nếu bạn không thật sự có sự chuẩn bị cho công việc đó như thu gom tài liệu, tìm hiểu vấn đề, những bản ghi nhớ công việc… thì đến khi bạn tiếp cận lại nó, đầu óc của bạn sẽ như một tờ giấy trắng vậy. Bạn sẽ lại phải mất thời gian đi tìm hiểu lại nó xem giờ mình cần làm gì hay mình đang ở đâu rồi. Hoặc tư duy của bạn đã không còn sắc bén, ghi nhớ tốt như lúc bạn mới nhận dự án này vậy. Bạn lại phải mất công sức và thời gian để mài dũa lại chúng.

Giải pháp: Năng suất không phải chỉ là một thời điểm nào đó. Đó là cả một quá trình bao gồm các thời điểm liên kết với nhau. Năng suất của bạn tăng lên theo thời gian nhờ tính nhất quán. Vì vậy, nếu chỉ là tập trung thật sự 10 hoặc 15 phút mỗi ngày, hãy khiến những thời gian quý giá đó trở nên hiệu quả. Bạn sẽ dần dần tập được sự duy trì và kéo dài hơn về khoảng thời gian năng suất của mình.

8. TẮT TOÀN BỘ THÔNG BÁO

Và điều cuối cùng mà tôi muốn để dành ở cuối bài viết (vì đây sẽ là điều có thể bạn nhớ nhất và dễ thực hiện nhất), thủ phạm gây ra sự xao nhãng của chúng ta: "các thông báo trên mạng xã hội, email, tin nhắn…. xuất hiện ở bất kì đâu: điện thoại, laptop…".

Điều này đã xảy ra quá nhiều trước mắt tôi khi mọi người đều hô hào rằng: "Nào tập trung vào làm việc nào" nhưng chỉ nửa giây sau đó thì mắt họ lại đảo xuống chiếc điện thoại hoặc một thông báo mạng xã hội nào đó nhảy ra trên màn hình máy tính của họ.

Nếu bạn muốn thực hiện một điều nào đó bằng mọi giá, bằng mọi sự tập trung của bạn.

Trong bộ phim tài liệu mới đây nhất về Bill Gates, bạn có biết tại sao cứ mỗi tuần ông lại đi đến một căn nhà gỗ ở một nơi hẻo lánh, cầm theo một đống sách cần nghiên cứu, và điểm quan trọng nhất là Bill Gates không để một thứ gì có thể gây ảnh hưởng tới mình khi đang nghiền ngẫm và tư duy đống kiến thức đang thu nạp.

Khi bạn có thể tìm được một không gian làm việc phù hợp và một khoảng thời gian mà bạn cảm thấy thời gian trôi qua thật nhanh, đó là lúc bạn thật sự cảm nhận được năng suất làm việc hiệu quả của bản thân mình.

Và đoán xem? Thực ra bạn có thể thực hiện điều đó bất cứ lúc nào, bất cứ tại đâu khi bạn tắt toàn bộ thông báo có thể làm phiền bạn. Một khi bạn đã tắt chúng, không ai có thể làm phiền bạn được. Và đó là điều dễ nhất mà tôi yêu cầu bạn hãy thử thực hiện nếu bạn muốn làm việc năng suất.